Конвертация ящика пользователя в общий ящик в Exchange/Microsoft365

Общий почтовый ящик (Shared Mailbox) в Exchange, который совместно используется несколькими пользователями. В отличии от обычного пользовательского ящика (User Mailbox), учетная запись общего почтового ящика в Active Directory отключена и не может быть использована для интерактивного входа. В этой статье рассмотрим, как преобразовать обычный почтовый ящик пользователя в общий ящик в Exchange Server и Microsoft 365.

При преобразовании ящика пользователя в общий меняется только тип ящика. Все существующие письма, календари, разрешения на ящик и папки в нем, а также и правила в ящике остаются на месте.

Задача сконвертировать обычный ящик в общий обычно возникает, когда:

• Вы хотите предоставить общий доступ к одному ящику нескольким пользователям, использовать общий календарь при планировании;
• Пользователь покидает организацию, и вы хотите предоставить доступ к содержимому ящика оставшимся сотрудникам. При этом учетную запись пользователя в AD можно отключить;
• Общий почтовый ящик не требует отдельной лицензии;

Преобразование почтового ящика в общий в Exchange Server с помощью PowerShell

В on-premises Exchange Server 2019/2016/2013 вы можете преобразовать пользовательский почтовый ящик в общий ящик с помощью PowerShell команндлета Set-Mailbox. Используйте следующий синтаксис:

Set-Mailbox -Identity -Type

Запустите консоль PowerShell и подключитесь к своему Exchange Server. Чтобы проверить тип ящика, выполните:

Get-Mailbox -Identity MiriamG| Format-Table Name, RecipientTypeDetails

Это обычный пользовательский ящик (
UserMailbox
).

Чтобы преобразовать этот ящик в общий, выполните команду:

Set-Mailbox MiriamG -Type Shared

Тип ящика изменился на
SharedMailbox
.

Чтобы сконвертировать сразу несколько ящиков пользователей в общие, создайте CSV файл со списком пользователей (обязательно укажите строку Email в первой строке файла), импортируйте CSV файл и выполните такой скрипт:

Import-CSV C:psuser_to_shared_mailbox.csv | foreach {Get-Mailbox -Identity $_.Email | Where-Object {$_.RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Set-Mailbox -Type Shared}

Не удаляйте учетную запись пользователя в AD, потому что общий ящик привязан к ней.

Если нужно выполнить обратную конвертацию и сделать ящик пользователя из общего ящика, выполните:

Set-Mailbox MiriamG -Type Regular

При использовании гибридной конфигурации Exchange, нужно перенести ящик в on-premises Exchange, сконвертировать его и вернуть обратно в Microsoft 365.

Конвертируем ящик пользователя в общий в Exchange Online (Microsoft 365)

В Exchange Online вы можете сконвертировать ящик пользователя в общий с помощь through Exchange Admin Center (EAC) или PowerShell.

1. Авторизуйтесь в Exchange admin center;
2. Перейдите в раздел Recipients –> Mailboxes;
3. Выберите пользователя, чей ящик нужно преобразовать;
4. Перейдите на вкладку Others и нажмите на Convert to shared mailbox;
5. Подтвердите конвертацию ящика;
6. Если размер ящика меньше 50 Гб, вы можете удалить лицензию Microsoft 365/AzureAD.

Также вы можете сконвертировать ящик пользователя с помощью PowerShell. Подключитесь к своему тенанту Microsoft 365 с помощью PowerShell модуля EXOv2:

Connect-ExchangeOnline

Чтобы изменить тип ящика на SharedMailbox, выполните команду:

Set-Mailbox –Identity AlexW -Type Shared

Обратной преобразование выполняется по аналогии:

Set-Mailbox –Identity AlexW -Type Regular

В течении 30 дней этому ящику нужно назначить лицензию.