10+ инструментов для таск- и тайм-менеджмента: организации личного и рабочего времени

Чтобы не срывать сроки и работать с максимальной эффективностью, нужно правильно управлять временем. Для этого пригодятся специальные инструменты, которые помогут структурировать задачи, определить их приоритетность, распределить время на работу и отдых.

А прокачаться в плане новых знаний и навыков поможет обучающий центр CyberMarketing. У нас есть видеокурсы, статьи и вебинары по всем ключевым направлениям digital: SEO, контекстной рекламе, таргету, веб-аналитике и другим.

Trello

Трелло — облачная программа для управления проектами. Подойдет и для личного пользования, и для командной работы.

Так выглядят открытая карточка Трелло, на фоне — доска (проект) с колонками (списками)

Возможности:

• Организация по принципам Kanban (Agile). Каждой задаче назначается отдельная карточка, потом эти карточки перемещаются по колонкам (спискам) и доскам (проектам) в зависимости от этапа или направления работы.
• Работа с командой — за участником можно закрепить отдельную карточку, где отмечают конкретную задачу. По мере ее исполнения карточку передвигают в нужную колонку — так руководитель проекта и остальные смогут видеть, на какой стадии находится работа.
• Можно создать внутри карточки чек-лист, внести в него обязательные к выполнению пункты, и затем ставить галочки по мере исполнения. То есть большую задачу делить на более мелкие.
• Отслеживание сроков выполнения. О том, что истекает дедлайн, сервис напомнит заблаговременно. Кроме того, будет изменяться и цвет маркера: с зеленого на желтый, а затем на красный — когда задача окажется просроченной.
• Установка цветовых меток — с их помощью можно задавать дополнительные категории или выделять приоритетные задачи.
• Возможность добавлять вложения — картинки, файлы, документы. Причем делается это простым перетаскиванием.
• Интеграция с другими рабочими онлайн-инструментами — Google Диском, Slack, Pleexy, Hubstaff.
• Удобные дополнения — Calendar, Card Aging, Countdown, Activity. Есть инструменты автоматизации — Bulk Action, Workflows, Butler.
• Выбор оформления — пользователь сам решает, каким будет фон его доски: цвет или картинка. Менять фон можно в любое время.
• Удобная система оповещений — при желании участники могут получать уведомления о любых действиях с карточкой. Они отображаются как на самой доске, так и дублируются на электронную почту.
• Дополнительный бонус — наличие десктопной версии, мобильного приложения и версии для браузера.

Тарифы. Стандартный вариант сервиса бесплатный. Но у него есть ограничения:

• количество досок для одного пользователя не может быть больше 10;
• доступно только одно улучшение на доску;
• не более 50 автоматических команд в месяц.

Расширенный функционал доступен только в платной версии программы. В этом случае пользователям доступно уже неограниченное количество досок и улучшений, 1000 выполнений автоматических команд, новые фоны, стикеры и многое другое. Стоимость платной версии от 5$ за каждого пользователя. 

Todoist

Todoist — онлайн-сервис по управлению задачами. Работает на всех известных платформах: Windows, Android, iOS, MacOS, Linux, Web.

Интерфейс ToDoist

Возможности: 

• Задачи можно просматривать как в виде списка, так и в виде удобной канбан-доски.
• Поддерживает совместную работу — в любой проект можно пригласить других участников.
• Для каждой из задач виден ее приоритет — его можно задать еще во время создания задачи. Приоритетность отмечается цветными фишками, которые отображаются пользователю во время открытия карточки с заданием.
• Можно одновременно работать над несколькими проектами — для каждого из них устанавливают свои метки, которые отображаются на левой стороне экрана и показывают, сколько задач в работе по каждому из проектов.
• Есть возможность сортировки задач — по приоритету, исполнителю, дедлайну или алфавиту.
• Удобный календарь — можно планировать задачи на недели и месяцы вперед.
• Можно настраивать повторяющийся срок выполнения для ежедневных задач, что поможет не забывать о них.
• Интеграция с другими онлайн-инструментами — Twist, Dropbox, Zapier, сервисы Google.
• Дополнительный бонус — визуализация продуктивности. Пользователь сможет увидеть на графике, скольких целей он смог достичь за день/неделю.

Тарифы. Стандартный вариант приложения бесплатный. С ним пользователю доступны:

• Возможность оставлять комментарии к задачам, устанавливать фильтры и метки.
• Работа в 5 активных проектах.
• Можно приглашать до 5 гостей на проект.
• 300 активных задач.
• Просмотр задач, с которыми вы работали в течение недели.

Платная версия имеет расширенный функционал: 

• от 300 до 500 активных проектов;
• неограниченная история активности;
• 25-50 сотрудников в проекте;
• возможность устанавливать напоминания в задачах;
• приоритетная поддержка.

Стоимость платной версии от 3$ в месяц.

Microsoft To Do

Microsoft To Do — это сервис для составления списка дел на день и распределения их по категориям.

Инструмент представляет собой простой список дел на день

Возможности:

• Подходит для выполнения мелких повседневных задач.
• Удобный интерфейс — списки выглядят как обычные чек-листы, которые можно группировать по папкам.
• Можно устанавливать периодичность событий — если пользователь ежедневно должен выполнять какую-либо определенную задачу (например, разносить данные в отчеты), то можно настроить автоматические повторения. Принцип тот же, что и в обычном будильнике на смартфоне.
• Возможность настраивать подзадачи и добавлять вложения — каждая задача может содержать дополнительные шаги для ее реализации, описания для которых могут быть сделаны в обычном текстовом файле или прикрепленной картинке.
• Есть мобильное приложение — работать можно не только из браузерной версии.
• Интеграция с задачами из Outlook.

Тарифы. Бесплатно.

Читайте также: 7 способов найти время на самообучение

GanttPRO

GanttPRO — таск-менеджер в виде диаграммы Ганта, но можно выбрать визуальное представление и в виде колонок с карточками, как в Трелло. Инструмент позволяет быстро создать проект и управлять им.

С этим инструментом особенно легко видеть все запланированные задачи, а также время, отводимое на их реализацию

Возможности:

• Понятный интерфейс, визуализация задач.
• Подходит как для самостоятельного пользования, так и для совместной работы команды над проектом.
• Простое управление задачами — можно создавать описания, прикреплять файлы, делиться ссылками с другими участниками.
• Есть шаблоны для различных сфер — пользователь еще в самом начале создания проекта может выбрать вид деятельности: маркетинг, ИТ, бухгалтерские услуги и т.д.
• Информирует клиентов и других участников о продвижении проекта в режиме реального времени.
• Позволяет разделять проекты на приоритетные и менее значимые, распределяет шаги по времени.
• Разрешает просматривать сделанные изменения в задачах, отменять их, если сделана ошибка.
• Есть мобильное приложение для iOS и Android — доступ к инструменту возможен из любой точки, где бы не находился пользователь. 
• Можно экспортировать данные в разные форматы — PDF, Excel, PNG.
• Интеграция с другими инструментами — Slack, Google Drive, Jira.

Тарифы. Первые две недели пользования бесплатны. Далее придется заплатить от 8,90$ в месяц для каждого пользователя. 

Any Do

Any Do — сервис, который координирует все запланированные дела, будь то задачи бизнеса или повседневные бытовые хлопоты.

Простой и понятный интерфейс Any Do

Возможности:

• Инструмент позволяет управлять своим днем — можно установить напоминание для каждой запланированной задачи или сортировать их по приоритетности.
• Есть удобная мобильная версия, которая может распознавать не только текст, но и голос — пользователь может просто надиктовывать свои задачи.
• Задачи можно дополнять заметками — расшифровками — это позволит сосредоточиться на сути поставленного задания, а не распыляться на мелочи.
• Подходит для командной работы — можно делить своими задачами с другими исполнителями.
• Легко переносить задачи в выполненные — если пользователь работает с веб-версией на компьютере, то это делается одной кнопкой. Если с мобильным приложением — просто проводит пальцем по задаче и она становится зачеркнутой, а убрать все сделанные задания можно простым встряхиванием смартфона.
• Интеграция с Google Calendar, iCloud, Exchange.
• В каждую задачу можно добавлять вложения — файлы, изображения.
• Дополнительный бонус — опция Focus. Она мотивирует пользователя выполнить все запланированные задачи.
• Можно самостоятельно выбрать оформление.
• Синхронизация с календарем.
• Удобный список покупок.

Тарифы. Инструмент платный — от 2$ в месяц. Можно пользоваться бесплатной версией, но ее функционал сильно ограничен.

Читайте также: Обзор 11 онлайн-инструментов для создания интеллект-карт, схем, диаграмм

Tweek Calendar

Tweek Calendar — простой инструмент для планирования дел. Для того, чтобы начать им пользоваться, не потребуется долгого изучения инструкции.

Начало работы с Tweek Calendar

Возможности:

• Простой интерфейс — планировщик выглядит как расписание на неделю.
• Можно устанавливать напоминания — пользователь получит уведомление на почту или пуш на смартфоне.
• Важные дела можно выделять разными цветами или эмодзи — так пользователь не пропустит приоритетные задачи.
• Синхронизация с Google Calendar (доступно в платной версии) — любое изменение, которое пользователь внесет в своем Гугл Календаре, тут же отобразится и в Tweek.
• Любители бумажных вариантов могут распечатывать сформированный список, чтобы держать его всегда при себе
• Настройка повторяющихся задач — тех, что нужно выполнять ежедневно. Они будут автоматически переноситься на следующий день.
• Если пользователь одновременно работает над несколькими проектами, то он может создать несколько календарей, а затем переключаться между ними.
• Допускается работать командой.
• Доступен на мобильных платформах — iOS, Android.

Тарифы. Есть бесплатная версия, которой достаточно для планирования простейших задач. В этом случае пользователь получит возможность работать с двумя активными календарями и добавлять до 3 человек в общий календарь.

Платная обойдется от 2,83$ в месяц. Пользователю станет доступен расширенный функционал: большее количество цветов для меток, ночной режим, возможность создания неограниченного количества календарей. 

MyLifeOrganized

MyLifeOrganized — легкий планировщик задач с простым и удобным интерфейсом. Подходит только для личного использования и ведения ограниченного количества проектов.

MyLifeOrganized — один из наиболее гибких планировщиков, в котором одновременно собрано много полезных функций

Возможности:

• Работает с базовыми платформами — Windows, iOS, Android.
• Постановка целей на неделю, месяц или квартал.
• Экспорт задач в Гугл Календарь.
• Функция напоминания по месту — как только пользователь окажется на указанном адресе, он тут же получит оповещение. Также можно задавать радиус срабатывания напоминания.
• Повторяющиеся задачи — можно автоматически переносить задачи, которые требуется выполнять каждый день.
• Можно спрятать из показа ветку с определенными задачами — подходит для тех случаев, когда задания сформированы по принципу «может быть» или «когда-нибудь».
• Создание задач через письма, отправленных на специальный адрес — тема письма отобразится как имя задачи, а текст письма — заметкой.
• Фильтр по времени выполнения задачи — пользователь сам решает, какие задачи и в какое время ему будут видны: рабочие станут отображаться в рабочее время, а домашние дела — по окончанию трудового дня. Время активности задач пользователь тоже устанавливает сам.
• Свойство «Зависимость» — нужно в случаях, когда зависимые задачи находятся в разных проектах.
• Синхронизация с Облаком — все изменения, сделанные на одном устройстве, автоматически обновятся до актуального состояния и на других.

Тарифы. Есть бесплатная версия, однако набор доступных функций будет минимальным. 

Платная версия включает в себя все преимущества, но обойдется пользователю от 26,99$ за мобильные приложения и 49,95$ за приложение для ПК. Правда, покупка единоразовая, без ежемесячных платежей.

Google Календарь

Надежный планировщик, который может синхронизироваться с большинством приложений.

Простой и понятный интерфейс, с которым разберется даже ребенок

Возможности:

• По умолчанию Гугл предлагает один календарь, но функционал инструмента позволяет создавать несколько. Так можно будет держать рабочие задачи на одном календаре, а напоминания о важных встречах, необходимости поздравить близких с праздниками — в других.
• Работа в команде — если коллеги пользуются этим инструментом, то есть возможность добавлять их в свой календарь или запросить доступ к их задачам. Так все будут видеть список задач, которые нужно выполнить.
• Личные события можно скрывать — специальная пометка сделает задачу невидимой в календаре, к которому имеют доступ другие пользователи.
• Можно прикреплять вложения — документы, изображения.
• Мировые часы — функция полезна тем, кто сотрудничает с людьми, проживающими в регионе с другим часовым поясом. 
• Удобная система оповещений по e-mail и SMS.
• Можно перетаскивать события на нужное время и день, а не вбивать их даты вручную.
• Google Задачи — можно добавлять новые дела, редактировать их, устанавливать им сроки исполнения.
• Отмена ненужных или ошибочных действий — например, если случайно удалили нужное мероприятие.

Тарифы: Бесплатно.

Toggle

Сервис для планирования личного или командного времени. Может интегрироваться с большинством приложений: Outlook, Google Календарь, Трелло и другими.

Представление можно выбрать на свое усмотрение: будет это календарь или привычная канбан-доска

Возможности:

• Создавать неограниченное количество проектов, делать для них отчеты и экспортировать эти данные в PDF или CSV.
• Бесплатно работать с командой до 5 человек.
• Отслеживать время, затрачиваемое на выполнение проекта.
• Присваивать проектам «отличительные знаки» — добавлять цветовые метки, которые помогут пользователю сортировать задачи.
• Прикреплять вложения, добавлять комментарии, вносить пояснения к проектам.
• Приостанавливать и возобновлять время работы по конкретному заданию — время, затраченное на них, затем суммируется.
• Работать с инструментом прямо в веб-версии или с помощью приложений для Linux, Windows и Mac, расширений Firefox и Chrome. Для поклонников мобильных версий разработаны приложения для Android и iOS.

Тарифы. Сервисом можно пользоваться бесплатно, но его функционал будет ограничен.

Стоимость платной версии стартует от 9$. В ней пользователю будут доступны все возможности сервиса.

Weeek

Weeek — сервис-помощник, разработанный для того, чтобы эффективнее управлять временем, личным или командным. Систему можно адаптировать под любые проекты. Есть интеграция с другими сервисами — Figma, Miro, Airtable, Google Docs, Таблицы и Календарь. Есть веб-версия и мобильное приложение для Android и iOS.

В Weeek список дел отображается в виде Канбан доски

Возможности:

• Две цветовые темы — привычная светлая или темная, от которой будут меньше уставать глаза.
• Сортировка задач по категориям «Действия», «Звонок», «Встреча» — инструмент будет по-разному их отображать и отправлять уведомления.
• Можно создавать проекты, приглашать в них участников, устанавливать время для выполнения задач и приоритетность.
• Прикреплять вложения к задачам, оставлять комментарии, дублировать повторяющиеся задачи.
• Создавать подзадачи — это удобно, если нужно разбивать задание на этапы.
• Веб-пуши, причем можно выбирать, какие именно изменения будут отображаться — создание задачи, изменение ее даты и приоритета.

Тарифы. Есть бесплатная версия, но с ограниченными возможностями — пользователю доступны максимум 7 проектов, над которыми смогут работать не более 5 человек. 

Стоимость платной версии — от 190 рублей в месяц. Тогда станет доступен полный функционал: возможность создания неограниченного количества проектов, приоритетная поддержка.

Читайте также: 25 инструментов для анализа и визуализации данных

RescueTime

RescueTime — инструмент, необходимый тем, кто хочет знать наверняка, на что уходит рабочее время. Тайм-трекер может охватить все устройства пользователя: мобильный телефон, ПК, планшет и ноутбук. Для этого есть все условия: сервис работает не только в веб-версии, но и на любой платформе, будь то Linux, Mac, Windows, Android или iOS.

Сервис позволяет разделить задачи на категории и учитывает время на их выполнение

Возможности:

• Разделение времени на категории — работа, шоппинг, развлечения, учеба, общение. Каждой из них присваивается степень продуктивности, например, отвлекающее занятие или продуктивное.
• Автоматический учет времени пользования мобильными приложениями — просиживание в Фейсбуке вместо работы расценится как бесполезное времяпрепровождение.
• Отчет о посещаемых веб-ресурсах, времени, которое было проведено на них.
• Настраивать уведомления и оповещения — когда пользователь переходит на сайт с развлечениями, то тут же увидит красную мигающую надпись о необходимости вернуться к работе.
• Выбирать рабочее время и учитывать выходные — пользователю может сам настроить часы, когда он наиболее продуктивен, например с 10 до 18 или с 12 до 20 часов. Точно так же он сам выбирает для себя рабочие дни. 

Тарифы. Есть пробный период на две недели. Его функционал ограничен — инструмент будет вести только персональную статистику пользователя. В платной версии, стоимость которой от 6,50$ в месяц, доступны бонусы: блокировка бесполезных ресурсов на определенное время, просмотр статистики за год и другие.

Notion

Notion — инструмент, который в одном месте собрал огромный функционал. В нем можно создавать заметки, списки дел, текстовые документы, канбан-таблицы, проекты, базы знаний. Состоит из отдельных модулей, которые собирают и настраивают под свои нужды. 

Сервис работает на любой платформе: Web, Windows, Mac, Android, iOS.

С Notion можно многое: писать заметки, управлять процессами, планировать свои маршруты

Возможности:

• Настройка любого рабочего процесса, включая повседневные дела — постановка целей и задач, создание чек-листов.
• Работа с любыми видами текстов — можно использовать разные шрифты, заголовки, цветовые маркеры, стикеры.
• Можно работать с таблицами, формулами, списками и календарями.
• Использование любых медиафайлов для работы — фото и видео, веб-закладки, галереи.
• Планирование маршрута — для рабочих задач или личных путешествий, сбор отзывов, фото и видео о местах, которые нужно посетить.
• Управление бюджетом — отслеживать личные доходы и расходы, быть в курсе ситуаций на фондовых биржах, рынках.
• Интеграция с другими сервисами — Figma, Google Docs, Miro и другими.

Тарифы. Для личного использования бесплатный. Пользователь разрешено создавать неограниченное количество страниц и блоков, работать над которыми одновременно могут 5 человек.

Стоимость платной версии от 4 долларов в месяц. За эти деньги пользователю станет доступным дополнительный функционал: просмотр истории версий, работа с неограниченным количеством гостей, настройка совместного рабочего пространства и т.д.

Читайте также: 20+ продвинутых функций Google Таблиц (Spreadsheets)

ActiveCollab

Онлайн-сервис для организации командной работы и управления личными проектами. Платформа оптимизирует рабочие процессы, хранит все данные по ним в одном месте. 

Софт работает в облаке, но его можно установить на собственный сервер.

Сервис разрешает самостоятельно выбирать представление

Возможности:

• Выбор представления — пользователь сам решает, как станет выглядеть его проект. Это может быть канбан-доска, расписание, календарь.
• Создание неограниченного количества рабочих проектов. 
• Отслеживание времени, затраченного на выполнение задачи, проекта.
• Создание инвойсов, формирование напоминаний должникам.
• Сортировка проектов по категориям — сложности, срочности, клиентам.
• Автоматизация повторяющихся задач — их не придется дублировать.
• Возможность копировать задачи из одного проекта в другой.
• Интеграция с другими инструментами — Google Drive, Dropbox, Slack, Zapier.

Тарифы. У инструмента есть бесплатная версия — она подойдет для личного использования. Функционал будет ограниченным: работать можно только командой из 3 человек, нельзя настроить повторяющиеся задачи, просмотр календаря недоступен, нет интеграции с другими облачными сервисами и хранилищем.

Стоимость платного тарифа — от 7$ в месяц. За эти деньги клиенту станет доступным полный функционал сервиса.

Планирование времени и задач упрощает жизнь и помогает больше успевать. Главное, чтобы у человека были мотивация и дисциплина, а инструментов много на любой вкус. Выбирайте подходящий, совершенствуйте тайм- и таск-менеджмент и применяйте где угодно: в личных целях, на работе, для обучения. Кстати, про обучение — напоминаем: если хотите прокачаться в интернет-маркетинге, приходите изучать курсы, читать статьи и смотреть вебинары в образовательный центр CyberMarketing.