Сохранить отправленные письма в общем ящике Exchange (Microsoft 365)

В среде Exchange Server и Microsoft 365 (Exchange Online) вы можете разрешить пользователям отправлять письма от имени общего почтового ящика. Однако такое письмо при отправке по-умолчанию не попадет в папку
Sent Items
(
Отправленные
) общего ящика, а будет сохранено в папке Отправленные вашего персонального ящика. Это очень неудобно, когда несколько пользователей работают с одним общим ящиком, т.к. не понятно кто ответил на входящее email или отправил письмо.

Предположим, вашей учетной записи Max предоставлены права отправки от имени (Send as и/или Send on behalf) общего почтового ящика HelpDesk. Вы хотите, чтобы копии всех письме которые вы (или другие делегаты) отправлял от имени общего ящика были доступны в его папке Sent Items.

Подключитесь к вашему on-premises Exchange Server с помощью PowerShell:

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri http://msk-exch1.winitpro.ru/PowerShell/ -Authentication Kerberos -Credential
Import-PSSession $Session

Или подключитесь к Microsoft 365 с помощью модуля Exchange Online PowerShell (EXOv2):

Connect-ExchangeOnline

Чтобы автоматически сохранять в общем ящике письма, отправленные через Send as, выполните команду:

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSentAsEnabled $True

Аналогично можно сохранять письма отправленные через Send On Behalf:

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

Проверить текущие настройки:

Get-Mailbox helpdesk | select MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Этот командлет позволяет включить функцию сохранения писем в общем ящике в Exchange Server 2013 CU9/2016/2019 и Exchange Online.

Можно включить эти опции для всех общий ящиков:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'SharedMailbox')} | set-mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Также вы можете включить/отключить эту опцию через Microsoft 365 Admin Center:

1. Авторизуйтесь в Microsoft 365 Admin Center;
2. Разверните Teams and Groups -> Shared mailboxes;
3. Выберите общий ящик, который хотите настроить;
4. Найдите раздел Sent Items в панели настроек ящика и нажмите Edit;
5. Здесь доступны две опции:

   Copy items sent as this mailbox

   Copy items sent on behalf of this mailbox
   
   

6. Включите нужные опции и сохраните изменения.

Параметры MessageCopyForSendOnBehalfEnabled и MessageCopyForSentAsEnabled можно использовать только чтобы разрешить сохранять письма, отправленные от имени общего ящика. Если вы хотите сохранять письма, отправленные от имени ящика обычного пользователя (или для ящиков Exchange Server 2010), нужно через реестр включить параметр Outlook DelegateSentItemsStyle (или сконвертировать ящик пользователя в общий).

Value name:
DelegateSentItemsStyle

Value Type:
REG_DWORD

Value:
1

• Outlook 2016/2019/2021/365
  HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0OutlookPreferences
• Outlook 2013
  HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0OutlookPreferences
• Outlook 2010
  HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0OutlookPreferences

В Exchange Server 2010 SP 2 Update Rollup 4 можно использовать командлет Set-MailboxSentItemsConfiguration, чтобы изменить настройки сохранения отправленных писем для ящиков в вашей организации:

Set-MailboxSentItemsConfiguration helpdesk -SendAsItemsCopiedTo Sender -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom

Для работы этой функции Outlook должен работать в режиме онлайн или Cached Exchange Mode. Параметр реестра DelegateSentItemsStyle должен быть отключен.

Теперь при отправке письма от имени другого пользователя оно будет сохраняться в папку Отправленные общего ящика.

Если письма все еще не попадают в папку Sent Items общего ящика, проверьте возможно он настроен на получение писем только от пользователей, прошедших аутентификацию:

Get-Mailbox helpdesk | fl *auth*

RequireSenderAuthenticationEnabled : True

Можно изменить эту опцию так:

Set-Mailbox helpdesk -RequireSenderAuthenticationEnabled $false